Sváteční úvaha : Bílé vánoce, Bílá kniha obrany (BKO) a rok 2012

Máme BKO, ale realizace BKO nepronikne resortem jako osmóza! Zatím ani není známo, kdo z vedení ministerstva dostane od ministra pravomoc řídit realizaci BKO. Co dál? Že by nám to jako dárek zrealizoval Ježíšek :) ?

Mít BKO coby dlouhodobý strategický plán je hezké, ale tím to nekončí. Každá strategie se také musí úspěšně realizovat. Napřed se ale musí dořešit nejasnosti BKO kolem cílů, kompetencí, struktury a počtů. Vedle času a cíle je každý projekt ohraničen také zdroji, které jsou pro jeho realizaci k dispozici. Proto by měla realizace BKO vycházet z rozpočtového výhledu do r.2014, schváleného vládou.

Vláda schválila BKO letos v květnu a  uložila MO : 1) realizovat kroky podle kapitoly 11 a 2) 1x ročně informovat vládu o realizaci. Květen, kdy by mělo MO seznámit vládu s průběžnými výsledky realizace BKO se tedy rychle blíží.

Wikipedie:“ Cílem řízení projektů je zajistit naplánování a realizaci úspěšného projektu, kterým se rozumí případ, kdy v plánovaném čase a s plánovanými náklady bylo dosaženo cílů projektu a realizace projektu nevyvolává negativní reakce.“

Co se bude dít? Vyjděme z teorie (i z praxe), jak se obvykle postupuje ve velkých civilních organizacích.

Obvykle šéf organizace (dejme tomu MO) deleguje pravomoci k řízení strategického projektu na jednoho z členů vedení a vytvoří řídící výbor projektu. Ti pak odpovídají za další kroky. Musí dořešit nejasnosti kolem cílů, kompetencí, struktury a počtů.

Pak připraví Prováděcí směrnici MO k realizaci BKO  s jasnou specifikací cílových stavů a s projektovým plánem zahrnujícím časové milníky realizace, odpovědnost za řízení projektů a kontroly plnění plánu. Směrnice musí jasně deklarovat požadavek na disciplinu plnění cílů. Zároveň specifikuje podpůrné programy v oblasti komunikace se zaměstnanci a v personální oblasti.

Z nové organizační struktury logicky vychází, aby byl realizací BKO pověřen státní tajemník / nebo lze pověřit někoho z hlavních funkcionářů/a stal se gestorem zodpovědným za projekt BKO. Ten pak vytvoří své sektory podle struktury BKO a projektový tým. Dále šéf organizace (MO) obvykle vytvoří malý řídící výbor projektu realizace  (mohl by to být např. st. tajemník/ nebo pověřený funkcionář/, náměstci a NGŠ), který je schopen rychlého rozhodování a akce.  Akceschopný tým nemůže fungovat na konsensuálním rozhodování.

Projektový tým a realizace

V BKO se uvádí, že a) “ pro přípravu a realizaci zásadních systémových a org. změn se používají nástroje projektového řízení“, b) vedoucí pracovníci organizačních útvarů MO jsou manažery svěřených cílů, projektů a procesů“ Pozn.: jsou tito vedoucí vyškoleni/ mají zkušenost v projektovém řízení?, c) „řízení a kontrolu procesu realizace BKO bude provádět Rada MO pro plánování“ Pozn.: Bude tento početný  kolektivní orgán schopen dělat správná a včasná manažerská rozhodnutí?

V BKO není stanoven zastřešující projektový manažer, který reálně řídí celkový projekt a koordinuje realizaci dílčích projektů.  Státní tajemník /ministrem pověřený funkcionář/ by měl mít k vedení projektového týmu osvědčeného projektového manažera, nebo organizačně a komunikačně schopného manažera z MO/GŠ a jako zástupce / asistenta mu  přidělit zkušeného projektového manažera s  referencemi úspěšných projektů většího rozsahu (privátní i státní sféra) a s certifikátem vzdělání v  metodice řízení projektů.

Obecně se doporučují 2 klíčové kroky k realizaci strategie: 1) vytvořit prioritizovaný seznam strategických projektů, 2) naplánovat a provést každý projekt. Jak se to dělá?

Vytvořit seznam prioritizovaných projektů : Pro zahájení se doporučuje technika brainstormingu. Na konci musíte mít seznam jasně prioritizovaných projektů, každý projekt má svou vlastní úroveň prority. Nemůžete mít 2 projekty se stejnou prioritou, jinak to vede ke zmatkům a konfliktům o zdroje. Jakmile to máte, může se začít s plánováním  projektů.

Plánování projektů: Normálně by to měl dělat celý projektový tým. Avšak tvorba tzv. „Charty projektu“ řešící klíčové otázky ohledně projektu může být udělána projektovým manažerem a menší skupinou. Efektivní je použití stejné skupiny, která dělala seznam prioritizovaných projektů. Klíčové otázky spadají do 5 oblastí: Organizace a pravomoci, strategická podpora, co má být dosaženo, metriky a dopad projektu.

Organizace a pravomoci : Kdo je projektový manažer a jaké jsou jeho pravomoci ? S kým se radí, pokud nějaké rozhodnutí není v jeho pravomoci?

Strategická podpora : Kdo jsou zainteresovaní gestoři? Jak je projekt propojen s klíčovými kompetencemi v rámci organizace?

Co má být dosaženo : Jaká práce se má udělat? Jak se to má udělat?

Metriky: Co je úspěch? Jak se bude měřit?

Dopad projektu: Jaké zdroje jsou potřeba k realizaci projektu? Jak projekt ovlivní zdroje a provoz organizace? Od počátku řídit komunikaci očekávání a změn zaměstnancům organizace.

Jak je vidět, před realizátory projektu BKO je kus nelehké práce. Moje vánoční přání je, aby start a průběh realizace projektu nejen úspěšně zvládli, ale aby realizaci BKO provedli sociálně odpovědným způsobem.